جزوه اصول گزارش نویسی به همراه مراحل چهارگانه گزارش نویسی

کتاب اصول گزارش نویسی و هدف از نوشتن گزارش،رساندن پيام خود به خواننده با سرعت و روشني است و نويسنده،هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم کند.

    فرمت فایل : PDF
    حجم فایل : ۱٫۴۶ مگابایت
    تعداد صفحات : ۱۰۹ صفحه
    زبان : فارس

بخشی از متن
فایده گزارش نویسی:
فایده و هدف از نوشتن گزارش، رساندن پیام خود به خواننده با سرعت و صحت و روشنی است. و مهم این است که نویسنده گزارش، قادر باشد تصویری روشن از فکر و هدف خود را در ذهن خواننده ترسیم نماید.
خواننده گزارش کیست؟
قبل از اینکه تصمیم به تدوین گزارش بگیرید باید بدانید که گزارش را برای چه شخصی یا اشخاصی تهیه می کنید. در واقع چه کسی یا کسانی، بر اساس گزارش شما تصمیم گرفته و اقدام خواهند کرد.
دانستن افکار، تمایلات، خلق و خوی، تحصیلات، تجربیات و نحوه تصمیم گیری خواننده گزارش و این که آیا او خود تصمیم م یگیرد یا آن که گزارش را برای
اظهار نظر به نزد دیگران ارسال می دارد، برای تهیه کننده گزارش بسیار مهم است. زیرا با آگاهی از مسائل فوق می توانید گزارش خود را به شکلی تهیه کنید که رسیدن به هدف را سریعتر و مطمئن تر کند.
در اغلب اوقات شروع کننده یک مکاتبه شما هستید،
لذا باید بدانید که چه نتایجی را انتظار دارید، و چه کسی اقدام خواهد کرد. اما اگر یک مقام مافوق از شما بخواهد که گزارشی تهیه کنید، در این حالت باید شما تصمیم گیرنده نهایی مطالب گزارش خود را شناسایی کنید، تا بتوانید با رعایت نکات یاد شده گزارش خود را طراحی کنید.
مثلاً اگر مدیر امور اداری هستید و معاون اداری و مالی سازمان مربوطه از شما بخواهد که گزارشی از نحوه مکاتبات داخل سازمان برای او تهیه نمایید، باید مطمئن شوید که او گزارش را برای تصمیم گیری خود می خواهد؛ و یا آنکه گزارش را برای پاره ای از تصمیم گیری ها، به نزد رئیس سازمان ارسال می دارد. این در طراحی و تعیین هدف گزارش شما بسیار با اهمیت است.
بنابراین با توجه به موارد فوق تهیه گزارش به یکی از این دو شکل مربوط می شود:
الف- از شما خواسته می شود که گزارشی تهیه کنید.
ب- خود شروع به تهیه گزارشی می نمایید.
مراحل چهارگانه گزارش نویسی
پس از آنکه مفهوم گزارش نویسی روشن شد و با کلیات مربوط به گزارش نویسی آشنا شدیم، اکنون به مراحل چهارگانه ای می پردازیم که هر گزارشی از مرحله تکوین فکر خام تا مرحله تجسم و تبلور آن به شکل مکتوب از سر می گذراند.
لازم است که مراحل چهارگانه و ترتیب آنها بخوبی درک شوند، هیچ یک از مراحل نامبرده نباید حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، نباید مرحله ای را با مرحله دیگر اشتباه کرد، عدم رعایت این مراحل موجب می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید که نه گزارشگر را رضایتی دست می دهد و نه گزارشخواه را فایدتی و نتیجه کار صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد بود.
مراحل چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:
۱-  مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات
۲-  مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش ( طرح ربط منطقی مطالب )
۳-  مرحله نگارش
۴- مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی